Руководства → Расписание и посещения: занятия списываются сами

Расписание и посещения: занятия списываются сами

У пакета занятий («8 занятий», «10 тренировок») остаток должен уменьшаться после каждого занятия. Списывать его можно тремя способами, и их можно сочетать: расписание делает всё само, кнопка группы — за минуту после занятия, самоотметка — ученик нажимает сам у входа.

Способ 1. По расписанию — само

Раздел «Тарифы», в строке пакетного тарифа — «Расписание». Отметьте дни недели и время начала занятия.

Дальше занятие списывается у всех учеников этого тарифа само, как только началось. Вам остаётся отмечать только тех, кто не пришёл: в строке подписки «Журнал посещений» → «Не был».

Если у ученика другие дни (ходит по вторникам, хотя группа ещё и по четвергам), в его журнале посещений есть «Расписание» — своё расписание у этого ученика.

Прошедшие дни задним числом не списываются: включили расписание в среду — понедельник останется как был.

Способ 2. «Занятие прошло» — для всей группы

Раздел «Тарифы», в строке тарифа — «Занятие». Откроется список учеников тарифа: отметьте тех, кого не было, и нажмите «Занятие прошло». Остальным занятие спишется, отсутствующим — по настройке «Пропуск без предупреждения» (ниже).

Подходит, если расписание плавает или вы не хотите, чтобы что-то списывалось без вашего нажатия. Кнопку видит и сотрудник — отмечать может тренер, а не только владелец.

Способ 3. Самоотметка — ученик сам

Включается в «Расписании» тарифа: галочка «Ученики отмечаются сами» (у помесячного абонемента — кнопка «Самоотметка»).

  1. Выдайте ученику личную ссылку: «Журнал посещений» → «Ссылка для самоотметки». Ссылка скопируется — отправьте её в WhatsApp или Telegram. Ученик открывает её один раз, телефон её запоминает.
  2. Распечатайте QR у входа: раздел «Тарифы» → «QR на вход для самоотметки» (над таблицей) → «Скачать QR». Повесьте у двери.
  3. Пришёл на занятие — сканирует QR и нажимает «Я на занятии».

Отметиться можно только по своим ссылкам и только сегодня. На одном телефоне их может быть несколько — например, у родителя двое детей: QR у двери покажет обоих. У маленьких детей без телефона ссылку открывает родитель и отмечает ребёнка со своего. Ссылку переслали не туда или потеряли телефон — в журнале «Выдать новую»: старая перестанет работать.

Если ученик не пришёл

Отметка «Не был» в журнале посещений. Сгорает ли занятие — решает настройка тарифа «Пропуск без предупреждения»: «списывается» или «не списывается».

Если ученик предупредил заранее — то есть «не был» отмечено до начала занятия — занятие не списывается никогда, как бы ни стояла настройка. Время начала знает только расписание; без него «заранее» значит «до дня занятия», а «не был» в тот же день идёт по настройке тарифа.

Если занятия не было

Праздник, болезнь тренера, отключили свет — раздел «Тарифы» → «Занятия не было» → дата. Всё, что за этот день списалось по расписанию, кнопкой группы или самоотметкой, вернётся ученикам тарифа, а расписание этот день пропустит. Списанное вручную кнопкой «Списать» в журнале не возвращается — его исправляют там же.

Ошиблись датой — «Снять отмену». За сегодня и вчера занятие спишется по расписанию само, за более ранние дни — отметьте вручную.

Когда пакет кончился

Остаток дошёл до нуля — система сама выставляет счёт за следующий пакет. Если ученик продолжает ходить, а новый пакет ещё не оплачен, занятия записываются в журнал, но из следующего пакета не вычитаются: оплатил — получил полный пакет.

Ученикам о списаниях сообщения не уходят — только счета и напоминания об оплате.

Помесячный абонемент

У абонемента «Безлимит, месяц» списывать нечего, но посещения можно вести так же: «Журнал посещений» → «Отметить посещение», кнопка «Занятие» для группы, самоотметка. Остаток при этом не меняется.

Зачем отмечать, если ничего не списывается: чтобы видеть, кто перестал ходить.

Кто уходит

Раздел «Отток» → вкладка «Перестали продлевать». Там три вида:

Важно при списании по расписанию: оно само пишет «был» всем ученикам. Если не отмечать «Не был», список не узнает, что человек перестал ходить.

Из списка можно позвонить, выдать ссылку на оплату, скрыть на месяц (договорились — вернётся сам, если не оплатит) или отменить подписку с причиной. Число таких клиентов видно и на «Обзоре».

Чего сервис не делает

Это учёт занятий для денег, а не система контроля доступа: турникетов, записи на конкретное время и тренерских смен здесь нет.

Не помогло? Напишите на support@kazpayment.kz — отвечает разработчик сервиса.